Postfach verbinden
Verbinden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse mit Infinilead — danach liegt die Post zum Kunden bei seinem Datensatz.
Stand 29. September 2026 · 4 Min. Lesezeit
Solange Ihr Postfach nicht verbunden ist, führen Sie zwei Ablagen: eine im E-Mail-Programm und eine im CRM. Nach dem Verbinden holt Infinilead die Nachrichten selbst und legt sie beim passenden Kunden ab. Auf der Kundenakte sehen Sie, was zuletzt geschrieben wurde, ohne zu suchen.
Bevor Sie anfangen
Bei den meisten Anbietern brauchen Sie ein App-Passwort, nicht Ihr normales Konto-Passwort. Was das ist und wo es entsteht, zeigt Infinilead beim Verbinden für Ihren Anbieter an. Sie müssen es also nicht vorher heraussuchen. Bei Microsoft brauchen Sie kein App-Passwort, dort melden Sie sich einfach bei Microsoft an.
Ein Postfach gehört der Person, die es verbindet. Auch die Inhaberin oder der Inhaber des Betriebs sieht die Postfächer der anderen Personen nicht. Jede Person verbindet ihr eigenes, und zwar ein Postfach pro Person.
So verbinden Sie Ihr Postfach
Seite „Ihr Postfach“ öffnen
Klicken Sie unten links auf Ihren Namen, dann auf Postfach. Ist noch kein Postfach verbunden, steht der Assistent zum Verbinden direkt auf der Seite.
Adresse bestätigen
Oben steht „Wir verbinden“ und Ihre Anmeldeadresse. Wollen Sie eine andere geschäftliche Adresse verbinden, klicken Sie auf Andere Adresse, tragen Sie sie ein und bestätigen Sie mit Weiter.
Anbieter prüfen
Infinilead erkennt an Ihrer Adresse, um welchen Anbieter es geht, und füllt die nötigen Angaben selbst aus. Liegt die Erkennung daneben, klicken Sie unter Anbieter stimmt nicht? auf den richtigen. Dort stehen die beiden Möglichkeiten, die gerade nicht gewählt sind, aus Google / Gmail, Microsoft / Outlook und Anderer Anbieter.
App-Passwort anlegen und einfügen
Unter dem Feld App-Passwort steht die Anleitung für Ihren Anbieter, bei vielen mit einem Link direkt auf die Seite, wo das Passwort entsteht. Der Link öffnet einen neuen Tab, Ihre halb ausgefüllte Seite bleibt also stehen. Nennen Sie das Passwort „Infinilead“, kopieren Sie es und fügen Sie es ein.
Verbinden
Ein Klick auf Postfach verbinden prüft die Zugangsdaten und verbindet in einem Schritt. Klappt es, steht „Postfach verbunden.“ auf dem Bildschirm.
Microsoft und Outlook
Bei einem Postfach von Microsoft (Outlook, Hotmail, Microsoft 365) gibt es kein Passwortfeld. Stattdessen steht dort ein Knopf wie Bei Microsoft anmelden.
Bei Microsoft anmelden
Klicken Sie auf den Knopf. Microsoft öffnet seine Anmeldeseite und fragt, ob Infinilead Ihre E-Mails lesen und in Ihrem Namen senden darf. Stimmen Sie zu.
Zurück in Infinilead
Sie landen wieder auf der Seite „Ihr Postfach“. Oben steht in Grün Ihre Adresse mit „ist verbunden“ und dem Satz „Neue Mails Ihrer Kunden landen ab jetzt bei deren Datensatz.“
Was danach passiert
Auf der Seite „Ihr Postfach“ steht jetzt die Karte Verbindung mit Ihrer Adresse. Neue E-Mails holt Infinilead von selbst ab: in Pro alle 15 Minuten, in Free einmal pro Stunde. Wer nicht warten will, klickt auf der Karte auf Jetzt abgleichen. Daneben steht anschließend, wie viele Nachrichten bei wie vielen Kunden ergänzt wurden.
Schreibt Ihnen ein Kunde, zu dem gerade kein Projekt offen ist, wird seine Mail zusätzlich zur Anfrage im Anfragen-Eingang. Mails von Absendern, die bei keinem Kunden stehen, holt Infinilead aus Ihrem Postfach nicht ab. Für neue Kontakte gibt es das Anfrageformular und die Infinilead E-Mail.
Wenn es nicht klappt
Geht das Verbinden schief, steht unter dem Assistenten eine rote Meldung.
| Meldung enthält | Was dahintersteckt |
|---|---|
| „Anmeldung abgelehnt“ oder den Hinweis, dass viele Anbieter ein App-Passwort verlangen | Meist wurde das Konto-Passwort statt eines App-Passworts eingetragen. Bei Google setzt ein App-Passwort außerdem die Bestätigung in zwei Schritten voraus. Bei GMX und WEB.DE muss der Zugriff für E-Mail-Programme im Webmail erst eingeschaltet werden. |
| „Server-Adresse oder Port sind unvollständig.“ | Infinilead kennt die Serverdaten Ihres Anbieters nicht. Klappen Sie Zugangsdaten anpassen auf und tragen Sie Posteingang und Postausgang ein. Die Angaben finden Sie in der Hilfe Ihres Anbieters. |
| „Zum Start ist ein Postfach pro Person möglich …“ | Sie haben schon ein Postfach verbunden. Wie Sie wechseln, steht unten. |
| „Die Anmeldung bei Microsoft wurde abgebrochen“ | Sie haben die Anmeldeseite von Microsoft geschlossen oder nicht zugestimmt. Es ist nichts verbunden. Klicken Sie noch einmal auf Bei Microsoft anmelden. |
| „Ihre Firma verlangt für diese Freigabe die Zustimmung Ihrer IT“ | In Ihrer Firma darf nicht jede Person Programmen Zugriff auf das Postfach geben. Leiten Sie die Anfrage an die Person weiter, die bei Ihnen Microsoft 365 verwaltet. |
| „Die Anmeldung bei Microsoft hat nicht geklappt“ | Etwas ist unterwegs schiefgegangen. Versuchen Sie es noch einmal; klappt es wieder nicht, schreiben Sie uns. |
Gibt es bei Ihrem Anbieter gar kein App-Passwort, funktioniert oft das normale Postfach-Passwort.
Postfach wechseln oder trennen
Trennen auf der Karte Verbindung löscht die Zugangsdaten, danach holt Infinilead keine neuen E-Mails mehr. Was bereits bei Ihren Kunden liegt, bleibt erhalten. Ihr App-Passwort können Sie zusätzlich beim Anbieter widerrufen, ohne Ihr Konto-Passwort zu ändern.
Wollen Sie ein anderes Postfach verbinden, trennen Sie zuerst das alte. Danach erscheint der Assistent wieder auf der Seite.
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