Vorlagen und Bausteine beim Schreiben nutzen
Eine Vorlage füllt Betreff und Nachricht, ein Baustein ergänzt einen Absatz. Lücken füllt Infinilead aus den Daten, den Rest fragt es vor dem Senden ab.
Stand 29. September 2026 · 3 Min. Lesezeit
Wer oft dieselben Mails schreibt, setzt sie aus fertigen Teilen zusammen. Im Fenster E-Mail schreiben gibt es davon zwei:
- Eine Vorlage ist eine ganze Mail, mit Betreff und Nachricht.
- Ein Baustein ist ein einzelner Absatz, den Sie in eine Mail einfügen.
Anlegen und ändern kann Vorlagen und Bausteine nur der Inhaber, unter Profilmenü › Vorlagen. Benutzen können sie alle im Betrieb, und zwar hier im Schreibfenster. Wer nicht Inhaber ist, sieht die Seite Vorlagen gar nicht.
Eine Vorlage einsetzen
Vorlage wählen
Öffnen Sie das Fenster E-Mail schreiben, zum Beispiel aus einer Aufgabe oder einer Akte. Über dem Betreff steht die Zeile Vorlage wählen — oder frei schreiben. Klicken Sie darauf und wählen Sie eine Vorlage aus der Liste. Die Vorlagen stehen dort nach Gruppen geordnet.
Lücken prüfen
Die Vorlage setzt Betreff und Nachricht ein. Ihre Signatur bleibt unten stehen. Die Lücken der Vorlage erscheinen als farbige Bubbles im Text. Was Infinilead aus den Daten kennt, etwa den Namen des Kunden oder das Projekt, steht schon darin.
Fehlendes eintragen
Unter der Nachricht steht die Leiste Variablen in dieser Mail, eine Zeile je Lücke. Leere Zeilen haben einen orangen Rand und im Feld steht Bitte eintragen. Füllen Sie sie aus. Was schon gefüllt ist, können Sie hier für diese eine Mail überschreiben.
Lesen und senden
Solange eine Lücke leer ist, steht unten zum Beispiel 1 Angabe fehlt noch, und Senden bleibt grau. Lesen Sie die Mail vor dem Senden einmal ganz durch, wie eine selbst geschriebene. Erst beim Senden wird aus den Bubbles normaler Text.
Einen Baustein einfügen
Schreibstelle wählen
Klicken Sie in der Nachricht an die Stelle, an die der Absatz soll.
Baustein wählen
Klicken Sie rechts über dem Textfeld auf Baustein. Das Menü An der Schreibstelle einfügen zeigt die Bausteine nach Gruppen. Am Computer öffnet auch ein Rechtsklick in die Nachricht dieses Menü.
Weiterschreiben
Der Absatz steht jetzt an der Schreibstelle. Hat er Lücken, erscheinen sie wie bei einer Vorlage in der Leiste Variablen in dieser Mail.
Anders als eine Vorlage ersetzt ein Baustein nichts. Sie können beliebig viele in eine Mail setzen und Vorlage und Bausteine mischen.
Woher die Werte kommen
Die Farbe einer Bubble zeigt, woher der Wert kommt:
| Farbe | Woher |
|---|---|
| Blau | aus den Daten, zum Beispiel Name, Projekt oder Ihr Betrieb |
| Gelb | aus einem eigenen Feld in der Kunden-Akte |
| Grün | aus einem eigenen Feld in der Projekt-Akte |
| Violett, gestrichelt | eine eigene Variable, die Sie beim Senden eintragen |
Ist ein Feld in der Akte leer, fragt Infinilead auch diesen Wert beim Senden ab. Welche Variablen es gibt und wie der Inhaber eigene anlegt, steht unter Vorlagen mit eigenen Variablen.
Mehrere Empfänger im Feld An
Steht mehr als eine Person im Feld An, gibt es für Name, Vorname und Nachname je Empfänger ein eigenes Feld. So nennt die Anrede alle, und Sie können jeden Teil einzeln anpassen, etwa zu „Herr Becker“.
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