Welche Mails landen in Infinilead?
Nur Mails von und an Adressen, die bei einem Kunden hinterlegt sind — und nur Ihre eigenen. Je Kunde behält Free die letzten 30, Pro die letzten 500.
Stand 29. September 2026 · 3 Min. Lesezeit
Ein verbundenes Postfach heißt nicht, dass Infinilead Ihr ganzes Postfach liest. Es holt gezielt die Mails, die zu Ihren Kunden gehören, und lässt alles andere liegen: private Post, Newsletter, Werbung, Spam.
Die Regel: Die Adresse muss beim Kunden stehen
Infinilead fragt Ihr Postfach nach genau den E-Mail-Adressen, die bei Ihren Kunden und deren Ansprechpartnern hinterlegt sind. Eine Mail kommt nur dann herein, wenn eine dieser Adressen als Absender oder Empfänger darin steht. Das gilt in beide Richtungen: für die Mail des Kunden an Sie und für Ihre Mail an den Kunden.
Infinilead rät dabei nicht. Es vergleicht weder Namen noch den Teil hinter dem @. Schreibt Ihnen Herr Becker einmal von seiner Firmenadresse statt von der hinterlegten, erkennt Infinilead ihn daran nicht.
Wie weit zurück
Beim ersten Abgleich schaut Infinilead bis zu ein Jahr zurück. Danach holt es neue Mails von selbst: in Pro alle 15 Minuten, in Free einmal pro Stunde. Wer nicht warten will, klickt unter Postfach auf der Karte Verbindung auf Jetzt abgleichen.
Tragen Sie eine Adresse erst später beim Kunden ein, reicht der Blick von da an nur noch ein paar Tage zurück, nicht mehr ein ganzes Jahr.
Nur Ihre eigenen Mails
Jede Person im Betrieb sieht, was in ihrem Postfach liegt und was sie selbst aus Infinilead geschrieben hat. Die Mails einer Kollegin mit demselben Kunden sehen Sie nicht, weder auf der Seite Kommunikation noch in der Akte. Das gilt auch für den Inhaber.
Deshalb verbindet jede Person ihr eigenes Postfach. Wie das geht, steht unter Postfach verbinden.
Wie viele Mails je Kunde
| Tarif | Mails je Kunde |
|---|---|
| Free | die letzten 30 |
| Pro | die letzten 500 |
Gezählt wird je Kunde, über alle seine Ansprechpartner hinweg, die neueste zuerst. Ist die Grenze erreicht, steht in der Akte unter Kommunikation ein Satz wie „Die letzten 30 Mails. Ältere bleiben in Ihrem Postfach“.
In Free rückt die Grenze mit: Kommt die 31. Mail dazu, fällt die älteste aus Infinilead heraus. In Ihrem Postfach bleibt sie natürlich stehen.
Was passiert beim Wechsel zwischen Free und Pro?
- Von Free zu Pro: Mails, die in Free schon herausgefallen sind, kommen nicht zurück. Ab dem Wechsel wächst der Verlauf je Kunde bis 500.
- Von Pro zu Free: Nichts wird gelöscht. Die Akte zeigt nur die letzten 30. Wechseln Sie wieder zu Pro, sind die übrigen wieder da.
Von einer eingegangenen Mail zeigt Infinilead den Anfang. Die vollständige Mail liegt weiter in Ihrem Postfach. Was Sie aus Infinilead heraus schreiben, bleibt dagegen mit vollem Text erhalten.
Das rote Ausrufezeichen
Steht bei einem Kunden oder Ansprechpartner keine E-Mail-Adresse, kann Infinilead dort nichts zuordnen. Ist Ihr Postfach verbunden, zeigt die Liste Kunden deshalb ein kleines rotes Ausrufezeichen hinter dem Namen.
Ein Klick darauf öffnet die Akte. Dort steht oben in Rot Keine E-Mail-Adresse hinterlegt, darunter ein Feld. Tragen Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Adresse eintragen. Ab dem nächsten Abgleich kommen die Mails dieser Person herein.
Was mit einer neuen Mail sonst noch passiert
- Gehört der Verlauf schon zu einem Projekt, kommt die neue Mail dazu.
- Hat der Kunde genau ein offenes Projekt, landet sie dort.
- Bei mehreren offenen Projekten rät Infinilead nicht, die Mail steht dann ohne Projekt beim Kunden.
- Schreibt ein Kunde ohne offenes Projekt eine neue Mail, entsteht daraus zusätzlich eine Anfrage im Anfragen-Eingang.
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