Welche Postfächer darf ich verbinden?

Beim Verbinden fragt Infinilead nach einer Bestätigung:

Dieses Postfach nutze ich für den Betrieb. Ich verbinde kein rein privates Postfach.

Ohne dieses Häkchen lässt sich kein Postfach verbinden.

Was zählt als „für den Betrieb“?

Jedes Postfach, über das Sie mit Kunden, Lieferanten oder Interessenten schreiben — egal bei welchem Anbieter. Viele Betriebe nutzen eine Adresse bei GMX, WEB.DE oder Gmail ganz normal geschäftlich. Das ist in Ordnung.

Nicht verbinden sollten Sie ein Postfach, das nur privat genutzt wird — vor allem nicht die private Adresse einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Dafür hat der Betrieb keine Grundlage, und es gehört nicht in das CRM Ihrer Firma. So steht es auch in unseren AGB und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Und wenn jemand den Betrieb verlässt?

Die Mails in den Kundenakten sind Geschäftspost des Betriebs und bleiben. Beim Entfernen einer Person öffnet ihre Anhänge die Person, die übernimmt — oder Sie löschen die Anhänge endgültig, um Speicher freizugeben.